一、法定保存範圍及核心內容
根據香港《稅務條例》第51C條及《公司條例》第373(1)條，所有香港註冊公司（含有限公司及無限公司）須完整保存以下紀錄：
- 收支明細：收入單據、支出憑證及銀行月結單
- 資產紀錄：物業買賣合約、設備折舊表及資產處置文件
- 負債文件：借貸協議、擔保書及利息支付紀錄
- 股東資料（適用於香港有限公司）：股東名冊、股份轉讓文件
法規依據
參照香港稅務局《保存業務紀錄須知》，會計檔案須能追溯交易真實性，此為香港公司合規基本要求。
二、保存期限規定
| 法律條文 | 最低保存年限 |
|---|---|
| 《稅務條例》第51C條 | 7年 |
| 《公司條例》第373(1)條 | 7年 |
三、儲存格式合規指引
- 檔案形式
- 接受紙本正本或電子掃描檔（須符合《電子交易條例》認證標準）
- 會計檔案電子化系統需通過ISO 27001資安認證
- 審計準備建議
- 設立香港公司秘書監管的專用檔案庫
- 使用區塊鏈技術固定電子文件時間戳，防止篡改
四、違規後果及風險
法律責任
- 未合規保存最高罰款$10,000港元，影響香港公司年審結果
- 稅務局查核缺失文件將導致評稅調整，需補繳稅款及罰息
商業影響
- 重大訴訟中無法提供證據，可能觸發公司清盤程序
- 長期紀錄混亂將影響香港銀行開戶資格及企業信貸評級
五、實務合規策略
- 系統化檔案管理
- 分級儲存：永久檔案（章程）、10年期（股東決議）、7年期（交易單據）
- 委任香港公司秘書執行年度歸檔覆核
- 專業支援
- 聘用香港執業會計師進行合規預檢
- 跨境業務需同步遵守《國際財務報告準則》(IFRS)
